1. Introducere

Oriflame este responsabilă de colectarea rapoartelor privind efectele nedorite grave ale produselor cosmetice și de comunicarea acestor informații părților interesate relevante. Furnizarea rapoartelor privind efectele nedorite grave și împărtășirea acestor informații face produsele cosmetice mai sigure și reprezintă un aspect important în protecția sănătății publice. 

Această Notificare privind confidențialitatea descrie modul în care colectăm și utilizăm informațiile dvs. personale atunci când depuneți o reclamație privind o reacție adversă. Ne angajăm să vă protejăm confidențialitatea și să respectăm legile aplicabile privind protecția datelor

Această Notificare privind confidențialitatea este adresată: 

  • Persoane care raportează evenimente adverse, furnizează informații privind siguranța produselor noastre, solicită informații medicale și depun reclamații privind calitatea produselor; 

  • Persoane care fac obiectul evenimentelor adverse, solicitărilor de informații medicale și reclamațiilor privind calitatea produselor. 

Trimiterile din prezenta notificare la dumneavoastră și dumneavoastră înseamnă un utilizator de produse Oriflame atunci când se depune o cerere de reacție adversă referitoare la o reacție adversă pe care a avut-o un astfel de utilizator (cerere de reacție adversă).  

Informații personale sau date cu caracter personal înseamnă orice informații referitoare la o persoană identificabilă care poate fi identificată direct sau indirect pe baza informațiilor

  1. Cine suntem noi?  

Noi suntem Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, noi, noi, al nostru) și suntem un "operator de date", ceea ce înseamnă că suntem responsabili pentru a decide cum și de ce informațiile dvs. personale sunt prelucrate în scopurile descrise în această Notificare privind confidențialitatea.  

Adresa sediului nostru social este 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.  

  

  1. Colectarea datelor

Colectăm informații personale direct de la dvs. atunci când depuneți o reclamație privind o reacție adversă sau de la o altă persoană (de exemplu, un partener de marcă care v-a vândut un produs Oriflame) dacă aceasta depune o reclamație în numele dvs. Tipurile de informații pe care le colectăm includ: 

  • Informații de contact: Adresa, adresa de e-mail, numărul de telefon

  • Informații de identificare: Nume, an de naștere, sex, tip de piele

  • Informații sensibile: Date privind sănătatea, inclusiv detalii privind reacțiile adverse, tratamentul, prezența la spital/doctor, diagnosticul medical și informațiile de contact ale furnizorului de asistență medicală

 

  

  1. Scopurile prelucrării informațiilor dumneavoastră cu caracter personal

Prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri: 

  • monitorizarea siguranței produselor noastre, care include detectarea, evaluarea, urmărirea și prevenirea evenimentelor adverse, precum și raportarea

evenimentelor adverse către autoritățile relevante; 

  • răspunsul la reclamațiile privind calitatea produselor noastre, cum ar fi orice defect de calitate și/sau eficacitate, stabilitate, fiabilitate, siguranță, performanță sau utilizare; răspunsul la alte întrebări sau cereri și îmbunătățirea produselor și serviciilor noastre; respectarea politicilor noastre și a cerințelor legale locale, naționale / internaționale de reglementare și conformitate;  

  • pentru a comunica cu dumneavoastră cu privire la cererea dumneavoastră de despăgubire pentru reacții adverse; 

  • efectuarea de audituri și apărarea în litigii Vom utiliza informațiile dvs. cu caracter personal numai în scopurile pentru care leam colectat inițial, cu excepția cazului în care considerăm în mod rezonabil că trebuie să le utilizăm pentru un alt motiv, iar motivul respectiv este compatibil cu scopul inițial. Dacă trebuie să utilizăm informațiile dvs. cu caracter personal într-un scop incompatibil, vă vom notifica și vă vom explica temeiul juridic care ne permite să facem acest lucru.  

  1. Temeiul juridic pentru prelucrarea informațiilor dumneavoastră cu caracter personal 

Prelucrăm informațiile dvs. personale pe baza următoarelor temeiuri juridice: 

  • Conformitatea cu o obligație legală: Pentru a ne îndeplini obligațiile de raportare în conformitate cu Regulamentul european privind produsele cosmetice nr. 1223/2009 sau cu alte reglementări legale. 

  • Interesul public: Protejarea sănătății publice prin investigarea și raportarea reacțiilor adverse. 

  • Consimțământul dumneavoastră: În cazul în care ne-ați dat consimțământul de a utiliza informațiile dvs. personale.  

  • Trebuie să protejăm interese vitale (ale dumneavoastră sau ale altcuiva).

  1. Care sunt responsabilitățile dumneavoastră?  

Este important ca informațiile personale pe care le deținem despre dumneavoastră să fie exacte și actuale. Vă rugăm să ne informați dacă informațiile dvs. personale se modifică. Vă rugăm să rețineți că, dacă nu furnizați anumite informații atunci când vi se solicită, nu vom putea procesa cererea dumneavoastră de despăgubire pentru reacții adverse.  

  1. Cu cine împărtășim informațiile dvs. personale?  

Ca parte a respectării obligațiilor noastre legale, va trebui să împărtășim informații despre reclamația dumneavoastră privind reacția adversă (inclusiv anul nașterii, sexul, țara de reședință și detaliile medicale) cu autoritatea competentă relevantă pentru a ne îndeplini obligațiile de raportare în temeiul articolului 23 din Regulamentul (CE) nr. 1223/2009 privind produsele cosmetice

Vom partaja informațiile dvs. personale cu orice membru al grupului Oriflame Cosmetics și cu alte companii care pot fi adăugate la grupul nostru din când în când, în măsura în care o astfel de partajare este necesară pentru administrarea noastră internă a reclamațiilor privind reacțiile adverse și în scopuri de raportare. 

Putem partaja informațiile dvs. personale cu compania Oriflame care v-a vândut un produs care (potențial) a cauzat o reacție adversă, în cazul în care este necesar pentru gestionarea oricăror reclamații legale legate de o astfel de vânzare. 

Este posibil să fim nevoiți să împărtășim informațiile dvs. cu caracter personal cu terți, inclusiv cu furnizori de servicii terți (și agenții lor desemnați): 

  1. care trebuie să cunoască informații cu privire la cererea dumneavoastră de despăgubire pentru reacții adverse;  

  1. atunci când acest lucru este impus de lege;  

  1. atunci când este necesar să administrăm relația noastră cu dumneavoastră; sau  (d) în cazul în care avem un alt interes legitim în acest sens.  

Solicităm părților terțe să respecte securitatea informațiilor dvs. personale și să le trateze în conformitate cu legea.  

De asemenea, este posibil să împărtășim informațiile dvs. personale cu terțe părți din motive legale și de reglementare (inclusiv raportarea reacțiilor adverse, după cum s-a menționat mai sus). Un exemplu în acest sens este cazul în care trebuie să împărtășim informațiile dumneavoastră cu un expert medical pentru a evalua constatările noastre. Putem, de asemenea, să împărtășim informațiile dumneavoastră cu caracter personal cu terți în cazul în care activitatea noastră sau aproape toate activele acesteia sunt achiziționate de o terță parte.  

  1. Vom transfera informațiile dvs. personale în afara Uniunii Europene?  

Este posibil să fim nevoiți să transferăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal în țări în care este posibil să nu existe legi privind protecția datelor care să ofere același nivel de protecție ca cele din Spațiul Economic European. De exemplu, este posibil să fie necesar să transferăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal în India, unde se află serviciile noastre de asistență IT, și să transferăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal către echipele noastre de servicii pentru clienți din țara dumneavoastră de reședință, care vă vor contacta în legătură cu reclamația dumneavoastră privind reacția adversă

Ne vom asigura că orice astfel de transferuri sunt legale și susținute de angajamente contractuale solide aprobate de autoritățile de reglementare relevante și că informațiile dumneavoastră cu caracter personal sunt întotdeauna păstrate în siguranță. Dacă doriți informații suplimentare cu privire la măsurile de protecție în vigoare, vă rugăm să contactați responsabilul nostru cu protecția datelor la . privacy@oriflame.com

  1. Cât timp vom păstra informațiile dvs. personale? 

Vom păstra informațiile dumneavoastră cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care le-am colectat, inclusiv în scopul îndeplinirii oricăror cerințe legale, contabile sau de raportare. În mod normal, vom păstra informațiile referitoare la reacțiile adverse pentru o perioadă de 10 ani de la data la care a fost introdus pe piață ultimul lot de produs cosmetic referitor la reclamația privind reacția adversă, dar este posibil să fie necesar să le păstrăm pentru o perioadă mai lungă dacă fac obiectul unei reclamații legale și, în acest caz, vom păstra aceste informații până la soluționarea reclamației și a oricăror reclamații conexe. În cea mai mare măsură posibilă, aceste informații păstrate sunt pseudonimizate sau anonimizate.  

Pentru a determina perioada adecvată de păstrare a informațiilor cu caracter personal, luăm în considerare cantitatea, natura și sensibilitatea informațiilor cu caracter personal, riscul potențial de prejudiciu ca urmare a utilizării sau divulgării neautorizate a informațiilor dvs. cu caracter personal, scopurile pentru care prelucrăm informațiile dvs. cu caracter personal și dacă putem atinge aceste scopuri prin alte mijloace, precum și cerințele legale aplicabile.  

  1. Care sunt drepturile dumneavoastră la confidențialitate?  

Prin lege, aveți dreptul la: 

  • Accesați informațiile dvs. personale. Vă rugăm să trimiteți în scris toate cererile de acces la datele cu caracter personal. Nu va trebui să plătiți o taxă pentru a vă accesa informațiile cu caracter personal; cu toate acestea, putem percepe o taxă rezonabilă dacă solicitarea dumneavoastră de acces la date este în mod clar nefondată sau excesivă. Este posibil să avem nevoie să vă solicităm informații specifice pentru a ne ajuta să vă confirmăm identitatea.  

  • Rectificarea informațiilor dvs. personale pe care le prelucrăm despre dvs. Acest lucru vă permite să corectați orice informații incomplete sau inexacte pe care le prelucrăm despre dumneavoastră. 

  • Ștergerea informațiilor dvs. personale. Acest lucru vă permite să ne solicitați să ștergem sau să eliminăm informațiile personale. 

  • să vă opuneți prelucrării informațiilor dvs. cu caracter personal în conformitate cu prezenta notificare.  

  • Restricționarea prelucrării informațiilor dvs. cu caracter personal. Acest lucru vă permite să ne solicitați să suspendăm prelucrarea informațiilor cu caracter personal despre dumneavoastră, de exemplu, dacă doriți să stabilim acuratețea acestora. 

  • Portabilitatea informațiilor dvs. cu caracter personal. Ne puteți solicita să vă furnizăm informațiile cu caracter personal pe care le deținem despre dvs. într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat unei alte părți.  

  • Retragerea consimțământului în cazul în care ne-ați dat consimțământul de a utiliza informațiile dvs. personale, vă puteți retrage consimțământul în orice moment.  

  • Depuneți o plângere cu privire la activitățile noastre de prelucrare a datelor contactându-ne la privacy@oriflame.com .  Alternativ, puteți depune o plângere la 

Comisarul irlandez pentru protecția datelor online la 

https://forms.dataprotection.ie/contact, în scris la Office of the Data Protection Commissioner, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irlanda sau prin telefon la +353 (01) 765 01 00 sau +353 1800 437 737  

  

Dacă doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile cu privire la informațiile dvs. cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați folosind detaliile de la secțiunea 13 din prezenta notificare.  

  1. Securitate 

Tratăm toate informațiile dvs. cu caracter personal în mod confidențial și vom lua toate măsurile rezonabile pentru a păstra informațiile dvs. cu caracter personal în siguranță odată ce acestea au fost transferate către sistemele noastre. Implementăm măsuri de securitate adecvate pentru a vă proteja informațiile personale împotriva accesului neautorizat, modificării, divulgării sau distrugerii.  

  1. Modificări la această notificare privind confidențialitatea

Putem actualiza această Notificare privind confidențialitatea. Vă vom notifica cu privire la orice modificări materiale..  

  1. Contactați-ne  

Dacă aveți întrebări cu privire la această notificare de confidențialitate sau la modul în care tratăm informațiile dvs. personale, vă rugăm să trimiteți un e-mail responsabilului nostru cu protecția datelor la . privacy@oriflame.com